Semnătura digitală devine un instrument tot mai des utilizat în prezent, în condiţiile în care timpul pare să devină tot mai limitat şi adesea ne găsim în imposibilitatea de a ajunge la o anumită instituţie pentru a semna unele acte.

Tehnologia ne-a făcut până acum viaţa mai uşoară în nenumărate moduri, aşa că nu este de mirare că preferăm să putem rezolva orice aspect ce ţine de acte într-un mod rapid, prin intermediul calculatorului. Semnătura electronică face posibil acest lucru, însă implică şi ceva mai mult decât o simplă iscălitură, aşa cum se întâmplă cu semnătura fizică. 

Diferenţa dintre semnătura fizică şi cea digitală

O mulţime de persoane consideră că semnătura digitală este fie o fotografie a semnăturii fizice, fie o iconiţă sau o scanare a iscăliturii. De fapt, semnătura digitală este un cod unic desemnat unei anumite persoane. Ea nu face doar mai simplă încheierea unor contracte şi alte acte de la distanţă, ci este utilă şi pentru a demonstra că persoana respectivă a semnat cu adevărat actul.

Pentru că este un cod şi nu o iscălitură, vei avea nevoie mai întâi de un certificat digital, ce poate fi obţinut de la un furnizor de servicii de certificare. Principiul este foarte simplu – se foloseşte, la fel ca la internet banking, un token care va genera un cod şi pe care îl vei utiliza pentru semnarea documentelor. Acest token nu trebuie să fie unul fizic, poate fi vorba şi despre o aplicaţie pe care să o instalezi pe un dispozitiv pe care lucrezi de obicei. 

Un alt aspect important este şi cel care ţine de imposibilitatea de a fi falsificată. Semnătura electronică este chiar mai sigură decât cea de mână, pentru că utilizează două elemente de securitate: token-ul şi codul PIN al acestuia. Totodată, documentele semnate electronic au aceeaşi valoare legală pe care o au documentele pe hârtie semnate şi ştampilate.

Cum şi unde poţi folosi semnătura electronică?

Poate părea puţin complicat, dar odată obţinută te ajută să rezolvi în timp mai scurt interacţiunile cu diverse instituţii ale statului – ANAF, Inspectoratul de Muncă, Registrul Comerţului, Monitorul Oficial, Casa de Asigurări de Sănătate etc. dar şi diverse proceduri în cadrul companiei în care lucrezi sau pe care o administrezi.

Poţi semna digital contracte, facturi fiscale, declaraţii fiscale, raportări şi bilanţuri contabile sau fotografii digitale, fapt ce te va scuti de drumuri, aglomeraţie, cozi şi timp pierdut pentru o activitate ce poate fi făcută în doar câteva minute din faţa calculatorului. În acelaşi timp, un avantaj este şi faptul că poţi trimite diverse acte către instituţiile statului la orice oră şi în orice zi, urmând să fie procesate în timpul orelor de program. În felul acesta eviţi să-ţi iei o zi de concediu de la birou  pentru a merge la ANAF sau la o altă instituţie.

Utilizarea documentelor electronice este mai ieftină, mai rapidă şi mai eficientă, motiv pentru care tot mai multe persoane preferă să folosească această semnătură în locul celei de pe hârtie. Ea face şi arhivarea documentelor mai simplă, având în vedere că ele pot fi stocate cu uşurinţă chiar şi utilizându-se servicii de stocare online. Ai folosit până acum semnătura digitală?